事業とか副業やってると必ず発生するのが経費精算作業で、俺も定期的にたくさんのレシートを整理しては会計アプリに数字をぶち込んでる。というのは確定申告のやり方記事で解説した通り。
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俺がfreee会計で青色確定申告してる流れ・コツ【クラウド会計】
いつの間にか俺はもう個人事業主6年目に差し掛かっていて、自分での確定申告ももう5回目。一連の流れももう慣れたもんで、5回目の確定申告なんかは開始と同時の2月15日の深夜中にすべて終わらせてしまった。 ...
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ただ、この作業は金にならない。だからできる限り早く終わらせたい。と苦心した結果ScanSnap ix1300で瞬殺できる方法を見つけたから解説したい。
この記事の目次（クリックでジャンプ）
ScanSnap ix1300はスキャンが早い
ところでScanSnapってなんぞ？ってところから解説すると小型の爆速スキャナーなんだ。
中でも小型のScanSnap ix1300は2Lペットボトルほどの大きさしかないのに、1分間に30枚の60面をスキャンできてしまう速度が魅力。
俺も最初はCanonプリンタ付属のスキャナーを使っていたんだけど、流石に片面スキャンに30秒かかるのは効率が悪すぎ。
かといって自動原稿送り装置であるADFを搭載するbrotherとかhpのコピー機付属スキャナーも速度がそれほど早いわけでもなく、しかも場所を取りすぎる。
そこで登場するのがスキャンに特化していて、しかも小型のScanSnap ix1300なんだ。
心置きなく書類を捨てられるようになる
ScanSnapの時短効果は本当に想像以上で、いつか確認したい書類はとりあえずセットしてワンボタンで一瞬で全てPDFまたはjpegに変換してくれる。
しかも書類、レシート、名刺を自動判別してくれるから難しい設定は一切なし。PDF化してグーグルドライブに保管すればいつでもどこでも必要書類を参照できるようになるというからくり。
ScanSnap × Googleドライブが最強
実際に俺はあらゆる契約書から、身分証、申込書、ログインIDからパスワードに至るまで俺の全てをグーグルドライブに保管して、捨てれる紙は全部捨ててる。あらゆる書類がグーグルドライブの検索一発で見つかる時短効果は絶大で、一度使い始めると戻れない魅力がある。
つまり俺はグーグルドライブが垢BANされたら人生が終わりかねない不安と共に生きてるけど、とはいえ紙で保管しても紛失、消失、忘却の不安はあるから多分安全だと信じてるグーグルドライブにベットしてるという流れ。
その書類保管における効率化にScanSnap ix1300は大いに役立ってくれていて、俺に膨大な時間を生み出してくれている。ということでScanSnap ix1300は超お勧め。
ScanSnapで経費精算する手順
話はクソ怠い経費精算作業に戻る。事業を行っていると多数のレシートを経費として入力していく憂鬱な時間がどうしても発生するんだけど、ScanSnap ix1300で俺がどう時短してるかを解説する。全体の流れは下記。
- レシートをスキャンしてPDF化（3分）
- OCR（光学文字認識）を目視確認（3分）
- エクセルに出力して整理（3分）
- エクセルを確定申告freeeにインポート（1分）
レシートをスキャンしてPDF化（3分）
まず俺の場合は月毎に領収書を分けているから、その領収書を月毎に一旦全てScanSnap ix1300でスキャンする。折り畳んだレシートの場合は1枚ごとのスキャンが必要になるけど、
それでも1枚3秒と爆速だからここは頑張る。
2分ほどで14枚のスキャンが完了したScanSnapHomeの画面がこれ。
ScanSnapはある程度画像から文字を読み取ってくれるのもありがたい。
OCR（光学文字認識）を目視確認（3分）
ただしScanSnapのOCR（光学文字認識）はそれほど精度が高いわけでもない。日付と価格は大体一致するけど、品名、店名は大体ミスってる。
ということでここからはスキャンしたPDFデータを元に
- 品名
- 日付
- 価格
が正しく認識されているかを目視確認していく。
具体的なやりかたは下記で、左にOCR情報表示、右に拡大画像表示で目視確認していけばOK。
14枚の目視確認だからこれも2分ほどで終了する。
エクセルに出力して整理（3分）
レシートの精査が完了したらCSVファイルに出力する。繰り返しになるけど必要な情報は
- 店名
- レシート日付
- 金額
の3点のみ。
この項目を確定申告freeeのインポート用エクセルファイルに貼り付けてから、勘定科目を入力したのが下記。
- 支出 ← 支出でOK
- 発生日 ← 「レシート日付」
- 勘定科目 ← 自分で考える
- 税区分 ← 課税仕入10%でOK
- 金額 ← 「金額」
- 備考 ← 「店名、品名」
エクセルを確定申告freeeにインポート（1分）
全ての準備が整ったらあとはエクセルファイルを確定申告freeeにインポートする。登録データにミスがないことを確認して、「登録する」を選択すれば完了する。
14件のレシートの入力がたった10分で終わった。今までの手入力より圧倒的に早い。しかもレシートの枚数が多いほど時短効果は大きいと思う。結果俺はScanSnapをもっと早く導入しておけばよかったと後悔した。
ScanSnapは電子帳簿保存法対応
ところで今ってもうレシートを保管する必要もないんじゃ？って気付いた人は賢い。現在は電子帳簿保存法が施行されていて、条件を満たせば紙のレシートは破棄しても良いんだ。その条件が下記。
- タイムスタンプを付与（最長2か月＋7営業日以内）
- 訂正・削除の履歴を残せるシステムで保存
- 内容がPC画面で明瞭に確認できる
- 検索機能がある
で、この条件に確定申告freeeとScanSnap ix1300は対応する。つまりScanSnapと確定申告freeeを連携すればスキャン即クラウド保管が実現してしまう。PCすら介さなくて良いのは思ってるより便利。
もちろんスマホの確定申告freeeアプリでレシートを撮影するだけでもOK。極論ScanSnapすらいらない。毎回レシートをスマホで撮影すればいいだけ。
昔のレシートを一括で処理可能
じゃあこの記事の意味なくない？ScanSnapも無駄じゃね？って思うかもしれないけど、電子帳簿保存法には
「タイムスタンプを付与（最長2か月＋7営業日以内）」
という条件があるんだ。つまり3ヵ月以前のレシートは電子帳簿保存法に対応不可。
それらのレシートの経費精算を時短する為にScanSnap ix1300が圧倒的に役に立つという話。本来3日とかかるはずの作業が数時間になるなら買わない理由がない。ということで選択肢の一つとしてお勧め。
ScanSnap ix1300で書類管理が超捗る
上でも書いたけどScanSnap ix1300の本領はそのスキャンの手軽さによる絶大な書類削減効果で、とにかくあらゆる書類をスキャンしてシュレッダーできてしまうことにある。
1分間に30枚の圧倒的な速度であらゆる書類をスキャン可能なお陰でスキャンが手間に感じなくなったし、家族全員分の重要書類を容易に管理、検索できるようになったという話。ScanSnap最大の魅力はスキャンの速さではなく、書類捜索にかかる時間を限りなく減らせることだった。
ということでレシート管理してる人だけでなく、書類保管が苦手な人とか、書類整理に苦戦してる人あたりには超おすすめ。ScanSnap ix1300はスキャンが早いだけなのに驚くほど生活が変わる意外な製品だった。
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俺がfreee会計で青色確定申告してる流れ・コツ【クラウド会計】
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